Jakýkoli úkol – ať už jde o stavbu domu, výrobu nábytku nebo psaní programu pro Windows – lze považovat za projekt a rozdělit ho na etapy. Implementaci tak bude snazší kontrolovat, plánovat termíny a cíle, identifikovat chyby a odstraňovat je. Projektový management je tedy použitelný na všechny úkoly, které lze alespoň nějak rozdělit – od stavby domů a šití oděvů až po tvorbu programů a výrobu nábytku.

Pro ty, kdo se podílejí na plánování, však vyvstává otázka: jak sepsat plán a rozdělit úkoly všem, kdo se na něm podílejí?

Populární aplikace pro řízení projektů

K dispozici je více než padesát aplikací pro projektové řízení. Uvádíme nejoblíbenější možnosti.

Jira

V IT je to jeden z nejčastěji používaných trackerů úkolů. Je obtížné se s ní naučit pracovat, zejména pro neprogramátory, nicméně má flexibilní přizpůsobení, velkou sadu funkcí na míru pro IT a přes 3 tisíce dalších aplikací. Můžete vypočítat rychlost a množství vykonané práce, stejně jako vizualizovat pokrok.

Vhodné pro: IT-vývoj. Používá se pro úkoly libovolného rozsahu a s libovolným počtem účastníků až po velké týmy s více než 100 uživateli.

Trello

Jednoduchý a intuitivní sledovač pro rozdělování úkolů a sledování výkonu. Můžete sdílet karty s ostatními uživateli, vytvářet rychlé poznámky. Nehodí se pro objemné a složité úlohy, ale je ideální pro jednoduché lineární úlohy, které není nutné rozdělovat na velké množství podpoložek.

Vhodné pro: pro jakékoli obchodní sektory, je lepší použít v malých (do 10-20 lidí) týmech.

YouGile

Na rozdíl od většiny sledovačů úkolů, ve kterých úkoly vypadají jako karty, v YouGile je každý úkol chatem, ke kterému se mohou uživatelé připojit. Tento formát je snadné zvládnout. Je vhodný, pokud je třeba úkol projednat rychle a v reálném čase. Aplikace má jednoduché a intuitivní rozhraní, které připomíná běžný messenger. Vhodné je použití jak v rámci jednoho týmu, tak pro komunikaci mezi odděleními – například mezi obchodním oddělením a vývojovým oddělením.

Vhodné pro: společnosti jakéhokoli zaměření, které mají úkoly vyžadující diskusi a rychlé rozhodování. Například schválení scénáře k reklamě.

Asana

Aplikace pro operativní řízení a plánování v těch fázích, kdy je mnoho otázek. Můžete přidat spoluvykonavatele a pozorovatele, koordinovat práci a schvalovat výsledky. Nechybí pokročilé reportování, řazení úkolů, rozvrh a kalendář, společná práce na dokumentech.

Vhodná pro: malé (do 15–20 lidí) týmy z jakéhokoliv oboru.

Worksection

Task tracker s jednoduchým rozhraním, bez přetížení. Dobré pro lineární krátké úlohy. K dispozici je kontrola termínu, horké klávesy (pro ty, kteří nastavují hodně úkolů), reporting, vizualizace, kalendář.

Hlavní rys: kromě správy úkolů je zaznamenán čas, který vykonavatel na úkolu strávil. To usnadňuje výpočet, kolik peněz a zdrojů je vynaloženo, a je snazší vypočítat platbu, pokud je hodinová.

Vhodné pro: Jakýkoli obor.

GanttPro

Pokud je na prvním místě krásná a srozumitelná vizualizace dat, pak se GanttPro perfektně hodí. V aplikaci můžete vytvářet individuální a týmové cíle, rozdělovat úkoly, nastavovat pro každý termín (s přesností na minuty), vytvářet závislosti mezi úkoly a vrstvit naplánované tasky na Ganttově diagramu pro lepší sledování pokroku.

Vhodné pro: jakékoli odvětví, ideálně pro malé týmy (do 15–20 lidí) pracující na malém počtu úkolů.

Wrike

Multifunkční tracker pro analytiku, CRM, plánování, sledování času a personální management. Existují hotové šablony pro různá odvětví podnikání.

Vhodný pro: Velké společnosti.

Basecamp

Jeden z nejstarších a nejdražších (mezi těmi nejrozšířenějšími) nástrojů s jednoduchým rozhraním. Z hlediska funkčnosti lze hodnotit 10/10, protože nabízí velkou řadu možností: od wiki dokumentů po sdílení souborů. Vhodný pro malé úkoly a menší týmy do 20–30 lidí.

Vhodný pro: návrháře a další kreativní oblasti.

Todoist

Jeden z nejjednodušších a nejoblíbenějších trackerů úkolů, který je vhodný jak pro osobní použití (například pro vedení nákupního seznamu nebo seznamu úkolů na daný týden), tak pro podnikání. Pro podnikání je Todoist užitečný, pokud potřebujete vést jednoduchý a stručný seznam úkolů bez podrobností a nejít do hloubky. Můžete nastavit opakující se úkoly, připomenutí, priority, sledovat pokrok. Existují šablony pro různé oblasti práce.

Vhodné pro: Jakékoli odvětví.

Monday

Jednoduchý a přehledný nástroj s více než 70 šablonami pro workboardy. Vhodné pro jednoduché lineární úkoly, stejně jako pro přesné plánování, rozdělování úkolů a sledování průběhu. Každému úkolu lze přiřadit hodnocení, stav, přidávat odkazy. Můžete vytvořit samostatné nástěnky. Například jednu pro zaměstnance, druhou pro zákazníky a vzájemně je propojit.

Vhodné pro: častěji používané k prodeji, ale vhodné pro jakýkoli obor.

Kaiten

Tracker s jednoduchou implementací a důrazem na vizuální složku. K dispozici jsou souhrnné boardy, na kterých můžete shromažďovat všechny procesy probíhající ve firmě. Kaiten se proto používá pro plánování na jakékoli úrovni: od rozdělení úkolů mezi řadové zaměstnance až po celkové strategické cíle společnosti.

Vhodné pro: vývoj softwaru pro produkční týmy, tak pro outsourcingové společnosti, které potřebují klientovi ukázat pokrok.

ClickUp

Cloudová služba vhodná pro správu jakéhokoli podnikání. Můžete v něm vytvořit několik pracovních ploch (například pro různá oddělení nebo pro pobočky), rozdělit rozsáhlé úkoly do dílčích úkolů a seskupit je, přiřadit úkolům priority, upravovat dokumenty. Existují desítky hotových šablon pro různé oblasti – design, marketing a prodej. Tato funkce se může zdát nadbytečná, protože služba samotná poskytuje řadu možností nastavení.

Vhodné pro: jakákoli odvětví podnikání, včetně společností se složitou víceúrovňovou strukturou.

Hygger

Ve srovnání s Jira, která je bohatá na funkce, ale pro začátečníka je matoucí, se v Hyggeru učí snadněji a rychleji. Je to zlatá střední cesta pro týmy, které zahrnují jak programátory, tak členy z jiných oblastí: designéry, manažery, marketéry.

Vhodné pro: vývoj softwaru, marketing, prodej. Pro technické i humanitní obory.

Redmine

Vysoce specializovaná IT aplikace vyvinutá ještě v „nulkách“. Zastaralé rozhraní, ne úplně snadná instalace a konfigurace, ale je zde vše, co technický tým potřebuje: sdílení a diskuse o kódech, fórum a kalendář, nastavení rolí, upozornění, vyhledávání karet.

Vhodné pro: Tým programátorů.

Pyrus

Pyrus je aplikace pro automatizaci a zrychlení obchodních procesů, pro zjednodušení workflow a pro nastavení úkolů. Můžete nastavit termíny a prioritu úkolů, nastavit připomenutí, přikládat soubory, přidávat účastníky (jak pro společnou práci, tak pro pozorování), vytvářet diskuze.

Rozhraní připomíná e-mailového klienta, jen se spoustou doplňkových funkcí urychlujících práci.

Vhodné pro: Jakýkoli obor.

Kdy je čas, aby firma zavedla SŘP?

Teoreticky jsou systémy projektového řízení užitečné v každém podniku, bez ohledu na to, co dělá a kolik má zaměstnanců.

V raných fázích je reálné se bez takového softwaru obejít – například k distribuci úkolů po telefonu, e-mailu nebo v instant messengerech. Existují však náznaky, kdy byste měli přemýšlet o implementaci EMS:

• musíte pravidelně rozdávat úkoly více než 3–5 zaměstnancům, nebo když se úkoly začnou opakovat;
• k projektu jsou připojeni členové z různých specializací: např. designér, front-end programátor, back-end programátor, marketér a copywriter;
• úkoly distribuované různým specialistům spolu souvisejí: například návrhář bude moci změnit design, když se marketér rozhodne, kam umístit reklamní blok na webu;
• potřebujete na jednom místě ukládat informace o stavu úkolů a také dotazy a komentáře k nim;
• musíte vidět celkový průběh velkého projektu, ale být schopni zhodnotit průběh jeho jednotlivých fází až po malé úkoly.

Nejčastěji musí o implementaci systémů řízení projektů přemýšlet společnosti, které pracují v IT, stavebnictví, průmyslu, reklamě a marketingu.

Kde mohu absolvovat kurzy projektového řízení?

Schopnost řídit projekty se hodí každému, i když v práci se s podobným úkolem nesetká. Jakýkoli cíl v životě si lze představit jako projekt, a pokud jej umíte správně naplánovat, bude snazší jej realizovat.

Studovat řízení projektu je jednodušší na nejlepsi kurzy. Špičkové učební materiály na toto téma nabízí Laba Czech. Tato platforma nabízí pouze takové kurzy, které přinášejí aktuální informace, poznatky použitelné v praxi a srozumitelné podání.

Článek partnera

1.3.2024 10.10, Rubrika: Poradna